MediaLibrary-App: Dokumente verwalten leicht gemacht

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Egal ob online oder offline – definierte Benutzer haben jederzeit Zugriff auf Dokumente.

Sie kennen das bestimmt: Sie sind geschäftlich unterwegs und wollen Ihrem Kunden ein Dokument zeigen. Allerdings wird Ihnen der Zugriff verweigert oder Sie finden es nicht direkt. Aus Frust speichern Sie die Datei beim nächsten Mal lokal auf Ihrem Gerät. Doch es gibt eine bessere Lösung: 
die MediaLibrary-App!

​Mit der App werden sämtliche Dokumente zentral verwaltet. Über eine Tablet-Applikation können definierte Benutzer auf die Unterlagen zugreifen – egal wo, egal ob online oder offline. 

Beim nächsten Kundenbesuch alle Dokumente zur Hand

Viele Unternehmen implementieren Ihre Geschäftsdokumente in einem Dokumentenmanagement-System. Alle Dokumente werden dort revisionssicher abgelegt. Notwendige Internetverbindungen, VPN-Tunnel und andere Sicherheitshürden machen einen einfachen und schnellen Zugriff auf die zentralen Firmendokumente aber quasi unmöglich – darunter leiden vor allem Mitarbeiter mit Kundenkontakt. Denn sie sind es, die Dokumente spontan und rasch benötigen: Aktuelle Spezifikationen, Datenblätter und Broschüren unterstützen ein Verkaufs- oder Beratungsgespräch. Umso wichtiger ist eine Lösung, die sich nicht von einer fehlenden Internetverbidnung beeindrucken lässt.

Fünf Vorteile der MediaLibrary-App

Die MediaLibrary-App bietet eine Lösung, die den Datenschutz, Zugriffsbestimmungen, die Aktualität der Dokumente und vieles mehr berücksichtigt:

  1. Zentrale Administration: Einfaches und komfortables Mitnehmen von Dokumenten, die dennoch zentral administriert werden. Veraltete Dokumente – gerade bei Vertriebsmitarbeitern oder auch Endkunden – gehören damit der Vergangenheit an.
     
  2. Online und Offline-Zugriff: Auf alle Dokumente kann jederzeit und individuell zugegriffen werden. Jeder Mitarbeiter kann eigene Suchanfragen abspeichern, Ordnerstrukturen zur Ablage erstellen und Favoriten definieren.
     
  3. Volltextindizierte Suche: Eine mächtige Suche mit Kategoriefiltern ermöglicht eine effiziente Suche in der Dokumentbasis des Unternehmens.
     
  4. Eigene Rechtesysteme: Dokumente werden dadurch je nach Sicherheitsstufe ausgeliefert. Auch das Ausdrucken bzw. Weiterleiten eines Dokuments kann per Sicherheitseinstellung eingeschränkt werden.
     
  5. Kundenzugriff nach Registration: In speziellen Anwendungsfällen kann die MediaLibrary-App für Kunden nach einer Registration zugänglich gemacht werden. Diese erhalten dann eine eigens für Sie bereitgestellte Datenbasis. (z.B. für Bedienungsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Pressemitteilungen)

Anbindung an bestehende Verwaltungssysteme

Die MediaLibrary-App integriert sich vollständig in bestehende Infrastrukturen eines Unternehmens. Eine LDAP-Anbindung ermöglicht es Mitarbeitern mit den gewohnten Benutzern zuzugreifen. Der Administrator kann zentral Rechte und Zugänge zur Applikation verwalten. Für den Zugriff können alle gängigen Endgeräte verwendet werden: iOS, Android und Windows Tabletgeräte, genauso wie Standard-Laptops.

Über eine standardisierte Schnittstelle ist eine Anbindung eines beliebigen, bestehenden Dokumentenmanagement-Systemes (optional) an die App möglich.

Beispiel: Der internationale Konzern Ivoclar Vivadent nutzt die MediaLibrary-App seit Anfang 2016 – in diesem konkreten Fall wurden diverse PIM-Schnittstellen (SAP) angebunden (siehe Abbildung).

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Eine Anbindung an ein bestehendes Dokumentenmanagement-System ist möglich.

Die MediaLibrary-Features im Überblick

  • Native Tablet-Apps für Android, iOS und Windows
  • Einfaches Backend zur Administration

  • Offline-Zugriff

  • Automatischer Abgleich von Dokumenten, Bildern und Videos (inklusive zentraler Löschung von Dokumenten)

  • Mächtige Suchalgorithmen, eigene Ordnerstrukturen, Favoriten und gespeicherte Suchanfragen

  • Zentrale Haltung von Dokumenten mit offener Schnittstelle zur Einbindung vorhandener Dokumentmanagement-Systeme

  • Rechtesystem mit gruppenbasierter Sicherheit, optional mit Anbindung LDAP/Active Directory​

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