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Die CMS Entscheidungshilfe für Manager

Bernd Hepberger
Bernd Hepberger Aktualisiert am 24. Sept. 2021
Bernd Hepberger Content Management System Sulu

Kaum ein anderes Thema sorgt in Website Projekten für mehr Unsicherheit beim Auftraggeber als die Wahl des richtigen Content Management Systems. Als Digital Agentur sind wir in der Pflicht, aufzuklären und Empfehlungen auszusprechen. Aber auch unsere Kunden tragen die Verantwortung für die letztendliche Entscheidung mit. 

In diesem Artikel habe ich einige interessante Denkanstösse für Manager zusammengetragen, die helfen, sich beim Thema CMS auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Dazu gebe ich Beispiele aus unserer Agenturpraxis und erzähle Ihnen, warum MASSIVE ART für viele Projekttypen das Produkt "Sulu" empfiehlt und welche Vorteile sich daraus für unsere Kunden ergeben.

Sulu Content Management System
Bei der Wahl nach dem passenden Content Management System gibt es einige Faktoren zu beachten.

Woher kommt der große Respekt gegenüber CMS?

Machen wir aber zuerst eine kurze Bestandsaufnahme. Obwohl quasi jedes Unternehmen, das mit der Aussenwelt kommunizieren will, eine eigene Website betreibt, scheinen Content Management Systeme für viele Entscheider noch immer ein Buch mit 7 Siegeln zu sein. Was sind die Gründe dafür?

  1. Es gibt (zu) viele Lösungen. 
    CMS gibt es schon so lange wie das kommerzielle Internet – über 3 Dekaden. Obwohl zwar unzählige Lösungen für jeden erdenklichen Einsatz angeboten werden, den Status eines Marktführers für Business-Websites konnte bisher aber kein Produkt für sich einnehmen. Gerade in dieser Fragmentierung liegt für viele Manager die Komplexität! Denn im Normalfall fehlt es schlichtweg an der technischen Expertise, um mit gutem Wissen und Gewissen die beste Lösung auszusuchen.
     
  2. Agenturen verwechseln oft Beratung mit Verkauf. 
    Ein weiterer kritischer Faktor ist die Rolle des Umsetzungspartners als wichtiger Influencer für die Systemwahl. Insbesondere Unternehmen, die für die Implementierung einer Website auf einen externen Dienstleister angewiesen sind, fühlen sich nicht selten zu einem von der Agentur präferierten System gedrängt. Ohne wirklich zu wissen, ob es die richtige Lösung für das Projekt und die interne Organisation ist, entsteht so schnell das ungute Gefühl, dass das CMS eher dem externen Dienstleiter nutzt.
     
  3. Ob die Entscheidung richtig war, zeigt sich erst ganz am Schluss. 
    Wie gut sich ein System in die internen Abläufe integrieren lässt, findet man meist leider erst nach dem Launch der Website im laufenden Betrieb heraus. Es hängt zudem stark davon ab, wie das System vom Entwickler implementiert wurde. Die Erweiterbarkeit für zukünftige Herausforderungen zeigt sich manchmal erst Monate oder gar Jahre später.
     

Es ist also wirklich gar nicht so einfach, den Markt aus tausenden CMS Lösungen im Auge zu behalten und das optimale System für den eigenen Gebrauch auszuwählen. Damit auch mit wenig technischem Know-How und Erfahrung die richtige Wahl getroffen werden kann, empfehle ich folgende 5 Themen zu berücksichtigen.

1. Vergessen Sie das mit der Unabhängigkeit

In jedem zweiten Kundengespräch wird beim Thema CMS sehr schnell der Wunsch geäussert, ein "Standardprodukt" einzusetzen, damit man nicht so "gebunden" ist. Der Mythos der vermeintlichen Unabhängigkeit von System und Implementierer hält sich bei Unternehmen hartnäckig. Vergessen Sie das, es ist schlichtweg utopisch.

Sobald ein System für die Umsetzung einer Website zum Einsatz kommt, ist dieses fixer Bestandteil der Gesamtlösung. Ein nachträglicher Wechsel des CMS ist aus finanzieller Sicht fast unmöglich: Viel zu aufwändig! Finden Sie sich damit ab, solange Sie die Website in Ihrer bestehenden Form behalten wollen, sind Sie an das zugrundeliegende System gebunden.


Die Rolle des Implementierungspartners

Oft unterschätzt wird dagegen die Abhängigkeit vom Implementierungspartner. Selbst wenn ein sehr weit verbreitetes System wie etwa WordPress oder Typo3 zum Einsatz kommt, drückt die Agentur ihren ganz individuellen Stempel auf das Projekt. 

Ein späterer Wechsel zu einem anderen Dienstleister ist zwar möglich, aber unangenehm. Denn: Jede Agentur hat ihre eigenen Standards und Prozesse, die ein effizientes Arbeiten ermöglicht. Entwicklungen von anderen zu übernehmen ist daher nicht nur unbeliebt, der neue Partner übernimmt damit auch die Verantwortung für eine Lösung, die man selber wahrscheinlich ganz anders realisiert hätte.


Sulu.io: Lizenzfrei und quelloffen

Wir haben uns mit Sulu für ein System entschieden, das völlig quelloffen und lizenzfrei ist. Unseren Kunden können wir somit zumindest die komplette Unabhängigkeit vom Hersteller garantieren. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die weite Verbreitung der zugrundeliegenden Technologien – Sulu ist zwar ein Nischen-Player, basiert aber auf Symfony, dem weltweit grössten PHP Framework. Sollte es zu einer Trennung kommen, kann der Auftraggeber auf zahlreiche Anbieter mit dem notwendigen Know-How zurückgreifen.

Sulu Content Delivery
Business Webseiten haben zunehmend Applikations-Charakter – Sulu ermöglicht umfassende Integrationen, Business Logik & Data-Management.

2. Suchen Sie sich Ihren Umsetzungspartner gut aus und vertrauen Sie ihm dann

Der zweite Punkt schliesst nahtlos an den ersten an. Das Vertrauen in Ihren Projektpartner ist essenziell für den Systementscheid. Da Sie selber wahrscheinlich nicht über das notwendige Know-How verfügen, um ein CMS auszuwählen, benötigen Sie dazu einen vertrauenswürdigen Berater. Dieser sollte 

  • in greifbarer Nähe sein,
  • über die notwendigen Kompetenzen und Referenz verfügen und professionelle Prozesse bieten,
  • ganz wichtig ist jedoch auch die emphatische Ebene. Da Sie über längere Zeit zusammenarbeiten werden, muss die gegenseitige Chemie stimmen.
     

Eine professionelle Agentur sollte gute, nachvollziehbare Argumente haben, warum Sie ein bestimmtes System empfiehlt und diese auch mit entsprechenden Case Studies belegen können. Achten Sie bei diesen darauf, dass es sich um Unternehmen handelt, die mit dem Ihren vergleichbar sind. Und scheuen Sie nicht davor zurück, bei dem einen oder anderen persönlich nachzufragen. Oft bekommt man so einen besonders guten Eindruck, wie der Dienstleister und das eingesetzte System funktionieren.

Um ein Produkt wie Sulu bei kritischen Auftraggebern zu positionieren, haben wir eine Vielzahl umfassender Fallstudien für verschiedenste Branchen erstellt. Da wir bereits hunderte Projekte erfolgreich umgesetzt haben, konnten wir dafür aus einem weiten Fundus schöpfen. Für uns ist es essenziell, dass sich unsere Kunden völlig sicher sind, auf die richtige Lösung zu setzen. Auf Anfrage geben wir daher auch gerne Kontaktpersonen von anderen Kunden weiter, die bereit sind, über die Zusammenarbeit mit uns Auskunft geben.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Geld für das Richtige ausgeben

Der CMS Markt teilt sich in lizenzfreie Open Source Lösungen und geschlossene Systeme, mit unterschiedlichen Lizenzmodellen. Für was man sich entscheidet, hängt von verschiedenen Parametern ab. Insbesondere grössere Unternehmen bevorzugen noch immer Lizenzen, da diese das Gefühl vermitteln, etwas "ordentliches" gekauft zu haben. Zudem bieten diese Anbieter oft besseren technischen Support und regelmässige Updates.


Lizenzmodell vs. Open Source

Viele lizenzfreien Produkte verfügen über Features, die ihren kostenpflichtigen Kollegen in nichts nachstehen. Den oft etwas schwachen Support vom Hersteller machen sie meist durch grosse und aktive Communities wett.

Wenn Sie sich also für ein Produkt mit Lizenzmodell entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie für Ihr Geld auch etwas bekommen. Das transparent zu machen, liegt übrigens in der Verantwortung der Agentur, denn diese profitiert über Provisionen vom Verkauf der Lizenzen. Essenziell sind regelmässige Updates, sowohl für die Systemsicherheit als auch neue Features. Bei Open Source Lösungen ist der Funktionsumfang (siehe Punkt 4) und eine hohe Aktivität in der Weiterentwicklung zu beachten. Denn sonst wird ein vermeintlich kostenloses Produkt schnell zur bodenlosen Kostenfalle.
 

Budget fließt ins Projekt statt in Lizenzen

Sulu ist lizenzfrei und Open Source, verfügt aber über enorme Enterprise Features, die wir insbesondere bei komplexen Web-Projekten benötigen. Für uns ist jedoch die stetige Weiterentwicklung des Systems noch wichtiger. Monatlich werden Bugfixes veröffentlicht, neue Funktionen werden im Rahmen einer klaren Roadmap geliefert. Generell lautet unser Grundsatz: Wir investieren das Budget unserer Kunden lieber in das Projekt, als in Lizenzen.

4. Der Funktionsumfang eines Systems ist wichtiger als sein Ökosystem

Viele Open Source Anbieter werben mit umfangreichen Extensions und Plugins von Drittanbietern für ihr System. Dabei handelt es sich um Funktionalitäten, die nicht zum eigentlichen Kern des Produkts gehören und von externen Entwicklern angeboten werden.

Das klingt erstmals sehr sympathisch, denn so wird die Erweiterung des CMS sehr günstig und flexibel. Leider handelt man sich damit oft mehr Probleme ein, als man möchte. Denn eines ist klar: Der Hersteller eines CMS nimmt auf die Kompatibilität zu solchen Extensions meist wenig Rücksicht. Oft müssen daher Drittanbieter ihre Programme nachbessern, wenn das CMS ein grösseres Update erfährt. Zudem sind diese Plugins ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko, da bei unprofessioneller Entwicklung nicht selten die Türen für Hacker offen stehen.


Ein gutes CMS braucht keine Plugins für Basisanforderungen

Generell sollte gelten: Die essenziellen Anforderungen für ein Projekt müssen von den Grundfunktionen des Systems abgedeckt werden. Benötigen Sie also Mehrsprachigkeit, SEO-Features oder Schnittstellen, dürfen dafür keine Plugins notwendig sein.

Sulu bietet fast alle Funktionalitäten, die wir in typischen Projekten benötigen out-of- the-box. Bei sehr speziellen Vorgaben entwickeln wir in-house individuelle Erweiterungen für unsere Kunden, anstatt auf Plugins anderer uns unbekannter Programmierer zu setzen, für die wir dann den Support übernehmen müssen. Dafür bietet das System eine ideale Umgebung mit sehr guter Dokumentation.

5. Lassen sie diejenigen mitentscheiden, die damit arbeiten müssen

Der grundlegende Zweck eines CMS ist die Verwaltung der Inhalte ohne Programmierkenntnisse. Umso interessanter ist es zu beobachten, dass Website-Redakteure so gut wie nie in die Entscheidung für ein neues Content Management System eingebunden werden. Dabei sind es doch gerade sie, die täglich damit arbeiten müssen!

Web-Projekte sind in der Konzeption und Entwicklung sehr technisch getrieben, sollen dann aber von Nicht-Technikern bedient werden. Das führt oft zu unzufriedenstellenden Ergebnissen. Finden Sie daher vorab heraus, welche Stakeholder in Ihrem Unternehmen für den laufenden Betrieb des CMS zuständig sind und erheben Sie auch deren Anforderungen.

Aber Achtung! Das beste CMS kann leider auch völlig falsch eingesetzt werden, wenn zum Beispiel ein Template nicht alle Möglichkeiten des CMS ausnutzt und nur sehr schwer von den Redakteuren bedient werden kann. Die für die Inhaltspflege verantwortlichen sollten daher möglichst früh im Projekt einen Zugang zum System bekommen, um dessen Qualität im Hinblick auf die Administration zu evaluieren.

Sulu verfügt über ein besonders benutzerfreundliches User Interface. Wir investieren aber trotzdem sehr viel Zeit in die Optimierung der Verwaltungsoberflächen, damit diese logisch und einfach zu bedienen sind. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz bei unseren Kunden.

Sulu Building Blocks
Wichtige Faktoren wie etwa die Personalisierung oder die Bedürfnisse der Content-Redakteure werden in einem exzellenten CMS immer mitgedacht.

Ihr CMS als technisches Rückgrat Ihrer Website

Das passende Content Management System zu finden, ist also kein Ding der Unmöglichkeit, insbesondere, wenn man den richtigen Partner zur Seite hat. 

Um aber mitreden zu können – und das ist aus meiner Sicht für jedes Unternehmen wichtig – muss man sich mit den eigenen Bedürfnissen auseinander setzen. Denn eines sollte jedem Manager klar sein: Mit der eigenen Website kontrolliert man einen Grossteil der eigenen Markenwahrnehmung, sie ist die Zentrale für die Steuerung der digitalen Unternehmenskommunikation. Die Auswahl des technischen Rückgrats Ihrer Website sollte daher keine Firma dem Zufall überlassen.

Sind sind noch etwas unsicher und würden sich gerne tiefergehend mit den verschiedensten CMS-Lösungen beschäftigen? Dann empfehle ich Ihnen, diesen neutralen Ratgeber zu nutzen.

Bernd Hepberger
Bernd Hepberger
CEO & Creative Director