Munich MMA

Wie Munich MMA den Sales-Cycle durch Smart Automation optimiert

Wachstum im Fitness- und Kampfsportbereich scheitert oft nicht am Marketing-Budget, sondern an der operativen Last der Lead-Verfolgung. Munich MMA, ein führender Anbieter für Kampfsport & Fitness in München, stand vor der Herausforderung, hunderte monatliche Anfragen manuell zu qualifizieren.

Innerhalb einer Einführungsphase von 3 Monaten hat MASSIVE ART die gesamte Sales, Marketing & Service Professional Plattform in HubSpot neu aufgesetzt. Durch die tiefe Integration von Magicline (Studio-Management) und superchat (WhatsApp-Marketing) wurde eine technologische Basis geschaffen, die den Sales-Cycle lückenlos digitalisiert.

Kunde:

Munich MMA

Branche:

Fitness, Gesundheit & Kampfsport

Dauer:

2-4 Monate

Leistungen:

Sales-, Service- & Marketing-Hub Implementierung
Datenimport & Datenzuordnung
Lead-Tracking Setup
Nurturing-Automationen
Internes Aufgabenmanagement
HubSpot–Magicline Integration
Bidirektionale Schnittstelle
Mitgliedschafts- & Vertragsdatenpflege
Sales- & Umsatz-Dashboards

Die Ausgangslage

Munich MMA verzeichnete bereits einen starken Zustrom an Interessenten. Die Herausforderung lag darin, die Brücke zwischen dem Marketing-Output und der operativen Verwaltung (Magicline) noch effizienter zu schlagen.

Potenzial in der Datennutzung: Informationen zu Probetrainings und Check-ins waren vorhanden, jedoch noch nicht vollständig automatisiert für das Marketing nutzbar.
Wunsch nach Entlastung: Die individuelle Nachverfolgung von Anfragen und No-Shows war mit manuellem Aufwand verbunden, den das Team lieber in die direkte Mitgliederbetreuung investieren wollte.
Fokus auf Transparenz: Für die geplante Skalierung suchte Munich MMA nach einer Lösung, die den Status jedes Leads – vom ersten Klick bis zur Mitgliedschaft – in Echtzeit sichtbar macht.

Das Ergebnis

MASSIVE ART hat den digitalen Brückenschlag zwischen Marketing (HubSpot) und Studio-Management (Magicline) realisiert. Durch eine intelligente Schnittstelle fließen Daten nun bidirektional: Sobald ein Interessent in Magicline eincheckt oder einen Vertrag unterschreibt, wird dieser Status in Echtzeit mit HubSpot synchronisiert. Das ermöglicht eine punktgenaue Kommunikation ohne Zeitverzug sowie eine automatisierte, personalisierte Ansprache der Leads mit lückenloser Nachverfolgung.

Der Business-Impact: Eine geschätzte Zeitersparnis von 20 Arbeitsstunden pro Woche. Diese neu gewonnenen Kapazitäten fließen direkt zurück in die Qualität der Trainings und die persönliche Betreuung der Mitglieder.

Probetraining-Anfrage im Hubspot erfassen — Vom Formular direkt ins Hubspot: Probetraining-Anfragen werden automatisch erfasst, dem Kontakt zugeordnet und als Ticket für die weitere Bearbeitung vorbereitet.

Automatisierte E-Mail nach der Anfrage — Automatisierte Kommunikation nach der Anfrage: Interessenten erhalten eine personalisierte E-Mail und werden gezielt durch die nächsten Schritte geführt.

Probetraining-Ticket im Team bearbeiten — Strukturierte Nachverfolgung im Team: Jede Probetraining-Anfrage wird als Ticket sichtbar, priorisierbar und direkt bearbeitbar.

Präzise Custom Object Architektur:

Um die speziellen Anforderungen abzubilden, haben wir das CRM passgenau erweitert. Über Custom Objects wie „Kurse“ und „Mitgliedschaften“ lassen sich komplexe Zusammenhänge (Anfrage → Erscheinen → Abschluss) detailliert auswerten. So ist jederzeit ersichtlich, wer welches Training besucht hat und welcher Vertragstyp aktiv ist.

Multi-Channel Nurturing:

Die Kommunikation erfolgt dort, wo die Zielgruppe aktiv ist. Durch automatisierte, persönliche Workflows via WhatsApp und E-Mail stellt Munich MMA sicher, dass jeder Interessent die passende Information zum richtigen Zeitpunkt erhält.

Segmentierte Mitglieder-Kommunikation:

Dank der Synchronisation der Vertrags- und Altersdaten können Newsletter heute hochspezifisch ausgesteuert werden (z. B. altersgerechte Inhalte für Kinder oder Erwachsene). Das erhöht die Relevanz und stärkt die Bindung zum Studio langfristig.

Wir sind wirklich sehr zufrieden mit der Betreuung: professionell, proaktiv und jederzeit auf Augenhöhe. Besonders beeindruckt hat uns, dass das Team unsere Anliegen von Anfang an ernst genommen und selbst komplexe technische Herausforderungen souverän gelöst hat. Für uns war es die beste Agenturdienstleistung, die wir bisher in Anspruch genommen haben.

Benedikt Freudenberger

Geschäftsführung, Munich MMA

Der proaktive und organisierte Ablauf des HubSpot-Projekts hat mir am meisten gefallen. Wir wurden super durchgeführt. Es war immer klar, was zu tun ist und wo wir stehen.

Raphael Lesnino

Geschäftsführung, Munich MMA

Herausforderungen

Um die gemeinsame Vision einer radikalen Kundenzentrierung Realität werden zu lassen, galt es, drei zentrale Hürden zu überwinden:

Strukturierte Sales-Workflows

Fünf definierte Aufgabentypen in HubSpot führen das Team sicher durch den Prozess. Rund 70% der administrativen Schritte im Sales-Cycle laufen heute effizient im Hintergrund ab.

Optimierung der No-Show-Quote im ersten Monat

Durch ein smartes Check-in-System via QR-Code (hinter einem Formular) erkennt das System automatisch, ob ein Probetraining wahrgenommen wurde. Ergebnis: 30% dieser Kontakte konnten durch freundliches, automatisiertes Nurturing erfolgreich reaktiviert werden.

Projekterfolge in Zahlen

800+

Anfragen

für Probetrainings bereits im ersten Monat nach Go-Live.

30%

Reaktivierungsquote

bei No-Shows durch automatisiertes Nurturing.

20h+

Zeitersparnis

pro Woche im Backoffice (entspricht ca. 0,5 FTE).

70 %

Automatisierungsgrad

im gesamten Sales-Cycle.

+250

Mitglieder

schon im 1. Monat.

80%

weniger Rückfragen

durch beantwortete Qualifizierungsfragen vor dem ersten Kontakt.

Matthew Labrooy

Head of Marketing Automation

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